چطور مهارت‌های برنامه ریزی و مدیریت زمان خود را تقویت کنیم؟

آنچه در مورد اهمیت مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان بر همه مسلم است به دلیل عدم تغییر میزان ساعات شبانه روز است، بنابراین تنها گزینه ای که می تواند باعث بهتر استفاده کردن از زمان شود کسب مهارت های مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی است چون منجر به درست و به جا اجرا کردن کارها و پرهیز از کارهایی غیر ضروری می شود.

روانشناسان افرا کلینیک به شما توصیه می کنند برای بهبود مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان از تکنیک های کاربردی که در این مقاله بیان شده، استفاده کنید. 

از آنجایی که ما بر زمان تسلطی نداریم، مدیریت زمان در برخورد نخست واژه ای مبهم به نظر می رسد، اما با کمی تامل در می یابیم که مراد از این واژه، در واقع مدیریت بر خود است، نه زمان و این ممکن نیست مگر با مهارت برنامه ریزی. 

شما می توانید در پنج گام مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان خود را تقویت کنید، که شامل موارد زیر است:

درک ارزش زمان و شناخت ویژگی های آن:

اگر برای هر کاری ارزش گذاری نکنیم، هرگز برای فراگیری آن انگیزه لازم را نمی یابیم و زمان نیز از این قاعده مستثنا نیست. بنابراین می بایست ارزش هر کار را نسبت به زمانی که از شما می گیرد محاسبه کنید تا بتوانید زمان تان را مدیریت کنید. همچنین در صورتی که فرد انتخاب نامناسبی داشته است یا از شغل خود ناراضی باشد، مشاوره شغلی می‌تواند نقش موثری را ایفا کند تا فرد با شغل و انتخاب فعلی سازگاری مناسبی را کسب کند یا به سمت انتخاب‌های بهتر با توجه به شخصیت و توانایی‌های خود سوق داده شود.

ارزیابی مهارت مدیریت زمان خود:

چقدر به طور منظم برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی می کنید؟ آیا در انجام کارهای روزانه خود اولویت بندی دارید؟ شما می توانید برای ارزیابی میزان مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان تان به سوال زیر از صفر تا ده نمره بدهید. 

آیا روزانه از بین کارهایی که دارید 20% که 80% بهره کاری به همراه دارد را مشخص می کنید؟ اگر بین 7 تا 10 به خود نمره می دهید به شما تبریک می گوئیم احتمالا شما در هر دو حوزه قوی هستید. اگر به خودتان بین 5 تا 7 نمره می دهید شما مهارت برنامه ریزی دارید اما احتمالا باید مدیریت زمان خود را تقویت کنید. اگر نمره ارزیابی شما زیر 5 است پس شما به هر دو مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان نیاز دارید.

شناخت سارقان زمان و مبارزه با آنها: 

اتلاف کنندگان زمان اغلب، روز شما را به هم می ریزند و از تمرکز روی اهدافتان جلوگیری می کنند. اغلب افراد نسبت به سارقان دارائی هایشان حساسند اما در برابر سارقان زمان حساسیتی نشان نمی دهند. بعضی از سارقان زمان ریشه در ویژگی های شخصیتی شما دارند به همین دلیل به آنها عوامل درونی می گوئیم و بعضی دیگر عوامل بیرونی هستند که بیشتر مربوط به یکسری رویدادها و ویژگی های دیگران و ارتباط با آنهاست. عوامل درونی شامل نداشتن اهداف کلی در زندگی، نداشتن اولویت در کارها، ناتوانی در تصمیم گیری، بی انگیزگی، بی نظمی، تنبلی و شتاب زدگی است و عوامل بیرونی شامل ناتوانی در واگذاری کارها به دیگران، درگیری با زندگی در گذشته و یا آینده است. 

شناخت هدیه کنندگان زمان: 

هدیه کنندگان زمان را می توان در سه زمینه شناسایی کرد:

• در ارتباط با خود: حذف سارقان زمان زندگی خود را بشناسید
• در ارتباط با دیگران: برای مثال دور کردن افراد بی برنامه و بی هدف از زندگی خود
• در ارتباط با کارها: فعالیت هایی که باعث می شود کارها در کمترین زمان و با بهترین کیفیت انجام شود را شناسایی کنید که البته برنامه ریزی در این زمینه اهمیت زیادی دارد. 

گام پنجم مهارت برنامه ریزی: 

برنامه ریزی  یعنی حذف کارها و امور اضافی از زندگی چرا که بودن امور اضافی نشان از دور شدن از زندگی معقول است و منجر به عدم دستیابی به اهداف مهم می شود. مدیریت زمان در قلب خود مهارت برنامه ریزی را دارد و فعالیت های شما را از وضعیت کنونی به سوی وضعیت مطلوب هدایت می کند. مثلاً افرادی که خود را برای آزمون دکتری آماده می‌کنند اهداف و برنامه‌های واضحی دارند. در واقع اولویت های این گروه نسبت به گروه‌های آموزشی دیگر واضح‌تر است، در بیشتر مواقع تصویر روشنی از کار در آن رشته را دارند و با چالش‌های کاری رشته مورد نظرشان آشنا هستند. در این موارد مشاوره تحصیلی می تواند به افراد در پیمودن مسیر صحیح و رسیدن به هدف کمک می‌کند

مهارت برنامه ریزی چیست؟ 

برای مبارزه با روزمرگی و هدر رفتن گنج زمان، مهارت برنامه ریزی تکیه گاه محکم و مطمئنی است. مهارت برنامه ریزی در چهار بخش انجام می شود: 

1. تحلیل وضعیت کنونی: شما می توانید با ارزیابی فرم های اولیه میزان مهارت کنونی مدیریت زمان خود را بسنجید. این مرحله به شما کمک می کند تا با شناخت وضع کنونی موجود، قدم بعدی را درست تر و دقیق تر بردارید.
2. علت یابی وضعیت کنونی: با مطالعه سارقان و هدیه کنندگان زمان در زندگی تان، می توانید علت ضعف ها و کمبود وقت های خود را پیدا کنید. فرصت ها و محدودیت های خود را بشناسید و در قدم بعدی وضعیت مطلوبی که در ذهن دارید را ترسیم کنید.
3. تعیین هدف: برای دستیابی به موفقیت، داشتن هدف ضروری است برای مثال قطاری را در نظر بگیرید که واگن هایی پر از کالاهای ارزشمند دارد اگر ریلی وجود نداشته باشد، آیا این قطار به مقصد می رسد. افراد نیز مثل همان قطار هستند که اگر هدف نداشته باشند با همه استعدادها و توانایی هایی که دارند باز نمی توانند به اهداف خود برسند.
4. فعالیت های لازم برای رسیدن به هدف: برای داشتن برنامه ریزی باید لوازم رسیدن به آن را داشته باشید، که از مهمترین آنها داشتن اولویت بندی برای رسیدن به اهداف است. نکته قابل تامل در اولویت بندی کارها ارزیابی آنها بر اساس فوریت، اهمیت، ارتباط آن با کارها یا وظایف دیگر و زمان مورد نیاز برای انجام کار است.

مزایای برنامه ریزی در مدیریت زمان

همانطور که در سطوح بالا اشاره کردیم برنامه ریزی قلب مدیریت زمان است و همان طور که گفتیم برنامه ریزی یعنی پیش بینی خردمندانه و تنظیم فعالیت ها و بررسی نیازمندی ها است که در مدتی معین بر پایه اولویت ها و متناسب با توان، استعداد و خواسته خود در جهت رسیدن به اهداف انجام می شود؛ بنابراین تا زمانی که ما چهار بخش مهم برنامه ریزی را انجام ندهیم نمی توانیم سارقان وقت و هدیه دهندگان زمان را شناسایی کنیم.

مراحل برنامه ریزی زمان

زندگی کوتاه است اما طولانی ترین چیزی است که در اختیار ما انسانهاست؛ پس شما می بایست به بهترین نحو ممکن از آن استفاده کنید. مدیریت زمان بر این پایه استوار می گردد که چگونه می توانید زمان را به خود هدیه بدهید؟

مدیریت زمان یعنی کنترل زمان و کار خویش را به دست گرفتن و اجازه ندادن به این که کارها و اتفاقات شما راهدایت کنند. مدیریت خود یا مدیریت شدن توسط دیگران دو سر یک طیف هستند یعنی هر چه بیشتر از محیط و دیگران تاثیر پذیریم، موفقیت شما در مدیریت زمانتان کمتر خواهد شد. اگر شما بتوانید مدیریت خودتان را به دست بگیرید یعنی برای فعالیت ها و رفتارهایتان برنامه ریزی کنید، معمای مدیریت زمان را تا اندازه بسیار زیادی حل کرده اید.

مهم‌ترین نشانه‌های مدیریت زمان ضعف و عدم برنامه ریزی 

1. نداشتن هدف در زندگی: افرادی که در زندگی خود هدف مشخصی ندارند، نمی توانند برای زمان خود برنامه ریزی درستی داشته باشند و متعاقبا در مدیریت زمان نیز دچار مشکل اساسی می شوند.
2. تقلید صرف از دیگران: بهتر است از دیگران مشورت بگیریم؛ اما لزوما درست دیدن کارها از طرف دیگران نمی تواند به معنی درست بودن آن در زندگی شما باشد افرادی که بیش از اندازه به نظرات دیگران توجه می کنند کمتر می توانند برای خودشان اهداف تعیین کنند در نتیجه مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان آنها ضعیف می شود. در این مواقع چه کاری باید انجام دهیم و چه طور می‌توانیم به خود کمک کنیم؟ مشاوره فردی یک راهکار علمی و موثر برای حل مسائلی از این قبیل است. اصول صحیح برنامه‌ریزی و غلبه بر موانعی همچون کمال‌گرایی ناسالم و اهمال‌کاری نیز از خدمات مهم مشاوره فردی است.
3. تعارف و رودربایستی با دیگران: در صورتی که شما نتوانید به درخواستهایی که با برنامه شما تداخل ایجاد می کند نه بگوئید به معنی نه گفتن به دقیقه ها و ساعت های با ارزش خود است.
4. در دسترس بودن مدام: دردسترس بودن زیاد یکی از موانع مهم در مدیریت زمان است. لزومی ندارد همیشه تلفن همراهتان روشن باشد. محل کارتان مشخص باشد و پاسخگو باشید.
5. ضعف های ارتباطی: ضعف در گفتن، بیان خواسته ها و عدم توانایی در ابراز احساسات خود، مانع از این می شود تا بتوانید در زمان کوتاه آنچه منظور شماست به دیگران منتقل شود.
6. وابستگی به دیگران: تا جای ممکن انجام کارهای خود را وابسته به انجام کارهای دیگران نکنید، چرا که زمان بسیاری برای در انتظار آماده شدن دیگران باید بگذارید و فشارهای روانی زیادی را بایت منتظر بودن و از سر گرفتن کار به تنهایی باید تحمل کنید.

مهارت برنامه ریزی را از کجا شروع کنیم؟ برای به دست آوردن مهارت برنامه ریزی، ابتدا می بایست اهداف خود را به سه بخش کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تقسیم کنید. اهداف کوتاه مدت از یک روز تا یک هفته است که شما روزانه برنامه خود را از شب قبل آماده می کنید. اهدف میان مدت که از یک هفته تا 6ماه است که شما بر اساس اولویت بندی ،کارها را در یک برنامه ماهیانه قرار می دهید و برنامه بلند مدت که از 6 ماه تا 5 سال آینده شماست. چیزی که در برنامه ریزی اهمیت زیادی دارد اولویت بندی در طراحی اهداف و اجرای آنهاست. شما می بایست ابتدا اهداف بلند مدت خود را طراحی کنید، اما برای اجرا باید روی اهداف کوتاه مدت خود تمرکز کنید.

می توانید کار را با تمرین 5 ثانیه صبر کردن شروع کنید، قانون 5 ثانیه به شما کمک می کند قبل از انجام هر کاری 5 ثانیه صبر کنید و با خود این سوال را تکرار کنید آیا این کار جز کارهای امروز من هست؟ این 5 ثانیه طلایی به شما این فرصت را می دهد تا از پراکندگی کارها و احساس پشیمانی آخر شب، موقع تیک نزدن به لیست کارهای امروزتان بکاهد و مهارت برنامه ریزی شما را با احساس من می توانم به برنامه هایم پایبند باشم، تقویت کند .

چه مهارت‌هایی برای برنامه ریزی موثر لازم است؟

1. برنامه ریزی باید واقع بینانه باشد: به یاد داشته باشید کارها اغلب بیش از آنچه شما فکر می کنید به طول می انجامد بنابراین در برنامه ریزی از ایده آل گرایی و خیالبافی و آرزوهای دور و دراز بپرهیزید، زیرا ایده آلگرایی شما را از واقعیت دور می سازد و مهارت برنامه ریزی شما را ضعیف می کند.
2. برنامه ریزی باید انعطاف پذیر باشد: محدود بودن خود را در کنترل امور بپذیرید. اوضاع همیشه آن گونه که شما انتظار دارید پیش نمی رود پس با در نظر گرفتن این محدودیت در کنترل کامل شرایط از اتفاقات پیش بینی نشده در برنامه خود، بیشترین بهره را ببرید.
3. برنامه باید با پیگیری همراه باشد: کسی می تواند در مدیریت زمانش موفق باشد که سیستمی منظم برای پیگیری کارهایش داشته باشد و کارهای نیمه تمام رها نشوند و موجب اتلاف زمان شما نشوند.

تکنیک های موثر برای مدیریت زمان

1. بحران زدایی: از بزرگ شدن مشکلات کوچک پیشگیری کنید. برای مثال اقدامی سریع در رفع اشکالی کوچک در ماشین ممکن است شما را از گرفتاری های بزرگ نجات دهد. اولویت در اقدام را در نظر بگیرید: هر کسی ممکن است سارقان زمانی ویژه خود را داشته باشد آنها را شناسایی کنید و بر اساس میزان اتلاف وقتی که برای شما بوجود می آورند، لیست شان را مرتبط کنید و سپس کارها را بر پایه اهمیت شان فهرست بندی کنید.
2. انجام هر کاری در جای خودش: برای اینکه به کارهایی که برنامه ریزی روزانه تان هست برسید هر کاری را در زمان خودش انجام دهید؛ برای مثال هرگز کارهای بیرون را به منزل نبرید چرا که به روابط نزدیک با اعضای خانواده لطمه می زند و بعدا می بایست زمان چند برابری را برای جبران آسیب های وارده به رابطه متحمل شوید. مدیریت زمان وقتی اتفاق می افتد که شما بیشتر نقش های زندگی تان را سر جای خودش به خوبی انجام دهید.
3. استفاده درست از ابزار: نجاری با اره کُند مشغول بریدن چوب بود فردی به او گفت اره ات را تیز کن تا چوب ها راحتر و در زمان کمتری بریده شود او گفت وقت ندارم! این حکایت به این موضوع اشاره می کند که بهتر است از وسایل و ابزار مناسب برای دست یافتن به زمان بیشتر استفاده کنید؛ اما از فناوری هایی که زندگیتان را پیچیده تر می کند و به جای صرفه جویی در زمان، آن را هدر می دهند، بپرهیزید.
4. انجام درست کارها: بهترین راه آماده شدن برای فردا این است که کار امروز را با جدیت، کفایت و دقت انجام دهید.
5. علاقه به کار: دوست داشتن کار باعث می شود فرایند انجام آن زمان کمتری ببرد.
6. انتخاب یک گزینه از چند گزینه: برای ساده سازی کارها و صرفه جویی در زمان می توان امور پراکنده را یکپارچه کرد. برای مثال انجام کارهایی که مسیرهای مشابه و نزدیک به هم دارند، در یک روز انجام شود.
7. صرف پول برای خریدن زمان: تلاش کنید تا جایی که می توانید زمان خود را بخرید، زیرا هر دقیقه که از عمر شما می گذرد دیگر بر نمی گردد. شما می توانید با به روز کردن وسایلی همچون کامپیوتر یا استفاده از وسایل نقلیه، برای برخی از مسیرها زمان را برای خود ذخیره کنید.
8. محدود کردن استفاده از تکنولوژی: هر چند ورود تکنولوژی به عرصه زندگی، به کارها شتاب خوبی داده است؛ اما به همان میزان ممکن است استفاده نادرست از آن باعث اتلاف وقت زیادی شود. به همین دلیل برای استفاده از اینترنت محدودیت زمانی بگذارید. همواره بین آنچه می توانید بدست آورید و آنچه استفاده می کنید تفاوت بگذارید.
9. محدود کردن استفاده از تلفن: از سیستم ضبط پیام های تلفنی استفاده کنید. با این روش تنها به تلفن های ضروری و مرتبط پاسخ می دهید. در ساعت هایی که، کاری مهم دارید یا حجم کارتان بالاست، تلفن را قطع کنید و هنگام مکالمه برای هر تماس تلفنی، محدودیت زمانی مشخص بگذارید.
10. محدود کردن نگاه کردن به تلویزیون: تلویزیون تنوع زیادی دارد؛ چرا که وسیله ارتباط عمومی است به همین دلیل حتما لیست برنامه ها را ببینید و تنها پای برنامه های از پیش تعیین شده بنشینید. اگر اهداف خود را بدانید اغلب متوجه می شوید بیشتر برنامه های تلویزیون برای شما غیر ضروری و بی فایده است.

مشاوره تقویت مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان در افراکلینیک

• آشتی با آرامش: قرار دادن زمانی مشخص به طور روزانه که در آن زمان، شما به مراقبه یا ذهن آگاهی بپردازید باعث دور شدن تنش و هیجانات سرکوب شده از ذهن شما شده و آرامش را به خود هدیه می دهید.
• استراحت کردن به اندازه کافی: گاهی ما انسانها نیز از ترس نرسیدن به کارهایمان استراحت نمی کنیم این در حالی است که همین خستگی اغلب باعث اتلاف وقت بیشتری می شود.
• اعتماد به اهداف و داشته های خود: بسیاری افراد زمان و انرژی خود را صرف این می کنند تا کسی شوند که دیگران می خواهند در حالی که اگر شما بر داشته ها و اهداف تان تمرکز کنید نه حرف دیگران، یکی از سارقان مهم زمان خود را حذف کرده اید.
• آشنا کردن اطرافیان خود با سارقین زمان: بهتر است اطرافیان شما نیز اصول برنامه ریزی و مدیریت زمان را بدانند تا به برنامه های دیگران احترام گذاشته و روحیه وقت شناسی و احترام به زمان دیگران در خانواده تقویت شود.
• احترام به دیگران: کشاورزی سالها به عنوان کشاورز موفق برگزیده می شد وقتی از او علت موفقیتش را پرسیدند گفت: من هر سال بهترین بذرهایم را به همسایگانم می دهم تا باد ذرات بارور کننده نامرغوب را از مزارع آنان به زمین من نیاورد و محصول مرا خراب نکند. احترام و اعتماد به دیگران و زمانشان سبب احترام و اعتماد به شما و زمانتان می شود.
• زندگی در زمان حال: آنهایی که در گذشته زندگی می کنند عتیقه می شوند و آنهایی که در آینده سیر می کنند رویا پرداز و تنها کسانی که در حال هستند موفق می شوند.
• ثبت افکار خلاقانه: همیشه یک دفترچه و خودکار همراه داشته باشید. برخی افکار تنها برای یکبار به ذهنتان می رسد آنها را ثبتشان کنید زیرا نمی توان به حافظه اطمینان داشت چرا که بنا بر ضرب المثل چینی برای صید ماهی رفتن به رودخانه کافی نیست بلکه باید تور ماهیگری رو هم با خود برد. قلم و کاغذ مثل تور صید است که از بین افکار و زمان های به ظاهر کوتاه مثل ایستادن در ایستگاه اتوبوس افکار خود به خودی را صید کنید و آن را یادداشت کنید.
• مشورت با افراد متخصص: دقایق مشورت گرفتن می تواند شما را به نتایج حاصل از یک عمر فعالیت فرد متخصصی پیوند زند و سالها زمان را برایتان ذخیره کند. همیشه در افکارتان برای مشورت با یک متخصص جایی بگذارید و از تعصب پرهیز کنید. اگر فکر می کنید در مدیریت زمان یا مهارت برنامه ریزی نیاز دارید بیشتر بدانید می توانید از متخصصین افرا کلینیک کمک بگیرید.